Dlaczego nie można zarządzać bez informatyki?

Dlaczego nie można zarządzać bez informatyki?

 

Wsparcie narzędzi informatycznych dostosowanych do zarządzania procesami w firmie można porównać do systemów GPS, którymi posługujemy się już coraz częściej, podróżując samochodem. Bez nawigacji oczywiście możemy dotrzeć do celu, ale za każdym razem wybierając się w podróż musimy przeglądać mapy, planować trasy, a potem w trakcie jazdy koncentrować się na tym, czy poruszamy się zgodnie z planem. Prościej jest zainwestować w urządzenie do nawigacji.

Identycznie jest w przypadku prowadzenia firmy: mamy wybór pomiędzy „ręcznym sterowaniem”, a automatyzacją procesów i zarządzaniem za pomocą narzędzi IT.

Dlaczego wspierając zarządzanie, nawet małą firmą, narzędziami informatycznymi firma ta będzie działała efektywniej?

 

Zakładając działalność gospodarczą masz zapewne wizję tego przedsięwzięcia oraz opracowaną strategię jak tę wizję urzeczywistnić.

 

Bez względu na to czego ta wizja dotyczy i jak jest unikalna, pamiętaj, że działasz w konkurencyjnej gospodarce – gdzieś ktoś zapewne ma podobny pomysł lub za chwilę będzie go miał.

 

Musisz więc być w swoim działaniu najbardziej efektywny jak to tylko jest możliwe.

 

Zakładam, że nie chcesz realizować swojej wizji sam. Zapewne więc w którymś momencie  będziesz chciał zatrudnić pracowników.

 

Staraj się zatrudniać takich ludzi, którzy w obszarach, za które chcesz im powierzyć odpowiedzialność, będą mądrzejsi od Ciebie.

 

Ty, jak mówią współczesne dogmaty zarządzania ogłoszone przez Petera Druckera)*, musisz działać w otoczeniu i tam szukać możliwości rozwoju swojego biznesu.

 

Jeżeli tak, to Twoja firma operacyjnie musi działać bez Ciebie – Ty powinieneś mieć możliwość wglądu w jej działanie i kontroli czy wszystko idzie zgodnie z wyznaczonymi przez Ciebie planami i założoną strategią.

 

Na pewno chciałbyś i powinieneś mieć wgląd w rezultaty pracy swoich pracowników oraz pewność, że rezultaty tej pracy zostaną Twoją własnością nawet wtedy, gdy któryś z tych pracowników postanowi zmienić pracę.

 

Na pewno powinieneś mieć, na bieżąco, bez względu na to gdzie jesteś, możliwość zatwierdzania kosztów, ofert dla klientów, wystawianych faktur, delegacji, wniosków urlopowych czy innych dokumentów.

 

Powinieneś również zapewnić sobie rejestrację tych zdarzeń na bieżąco, tak  by nie było wątpliwości, że miały one miejsce.

 

Jeśli tak, to musisz zdefiniować główne procesy biznesowe zgodnie z którymi działasz innymi słowy musisz opisać działanie Twojej firmy, rozdzielić role, uprawnienia, przydzielić zasoby.

 

To zwykle zajmuje sporo czasu, a z mojego doświadczenia wynika, że większość małych firm w podstawowych, operacyjnych obszarach)** działa  podobnie.

 

Jeżeli tak, to nie warto „wymyślać prochu” tylko skorzystać z doświadczenia innych, a swój czas zamiast na opisywanie opisanych i zautomatyzowanych przez innych procesów, poświęcić na udoskonalanie tego co będzie Ci przynosić pieniądze.

 

Dzisiaj nie da się tego wszystkiego zrobić w krótkim czasie, za relatywnie małe pieniądze, zapewniając sobie jednocześnie na przyszłość sprawne działanie opracowanego systemu, bez  informatyki.

 

Wykorzystaj profesjonalne narzędzia automatyzujące procesy Twojej firmy,  a będzie ona wielokrotnie bardziej efektywna. Niemcy, dla których wykorzystywanie rozwiązań informatycznych w pracy jest standardem, pracują nawet 4-krotnie wydajniej od Polaków)***.

 

Powiesz, ale przecież naprawdę dobre, profesjonalne rozwiązania informatyczne, które zapewniają wiedzę o działaniu firmy kosztują majątek i Ciebie na to nie stać. Ty musisz korzystać z procesorów tekstu i arkuszy kalkulacyjnych. Jeszcze do niedawna przyznałabym Ci rację.

 

Dzisiaj odsyłam Cię do rozdziałów: „Narzędzia informatyczne wybierają ci, którzy zarządzają” oraz „Informatyka na żądanie - może warto wynajmować zamiast kupować?”

Bożena Skibicka

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

)* Tomasz Wielicki, Bożena Skibicka „Nowe paradygmaty zarządzania firmą w gospodarce opartej na wiedzy”, wydawnictwo „Programu upowszechniania osiągnięć nauki z zakresu zrównoważonego rozwoju i gospodarki opartej na wiedzy”

Wyższa Szkoła Ekonomiczna w Białymstoku, 2010

)**Jakie to obszary? – przeczytaj rozdział „Narzędzia informatyczne wybierają ci, którzy zarządzają”.

)***Raport Sedlak&Sedlak (www.sedlak.pl)