Fundusze unijne pomagają zapobiegać wykluczeniu cyfrowemu

Jeszcze trzydzieści lat temu małe i średnie przedsiębiorstwa traktowane były w Polsce po macoszemu. Liczyły się wyłącznie wielkie fabryki i zakłady produkcyjne przynoszące olbrzymie zyski. Przedsiębiorca, który w tamtych czasach podjął się prowadzenia własnej działalności musiał wykazać się nie lada umiejętnościami.

Obecnie małe i średnie przedsiębiorstwa mają kluczowe znaczenie dla rozwoju gospodarczego Polski. Są niezbędne dla zrównoważonego funkcjonowania gospodarki i przyczyniają się do przyspieszenia wzrostu gospodarczego. Ich rola cały czas rośnie i bez cienia przesady można stwierdzić, że obecny oraz przyszły sukces polskiej gospodarki zależy od kondycji tego właśnie sektora. Jednym słowem małe i średnie przedsiębiorstwa zasługują na miano siły napędowej gospodarki. O ważności i rozwoju tego sektora świadczy fakt, że ponad 90% wszystkich firm w Europie to mikro, małe i średnie przedsiębiorstwa, a w samej Polsce ponad 60% zatrudnionych pracuje właśnie w tym segmencie I choć przedsiębiorstwa te w Polsce rozwijają się coraz prężniej, to wcale nie znaczy, że nie czyhają na nie zagrożenia.

Przede wszystkim każdy przedsiębiorca dąży do zwiększenia swoich zysków. Aby osiągnąć ten cel powinien podnieść wydajność pracy i unowocześnić dotychczasowy sposób zarządzania. Według autorytetów zajmujących się tym problemem pomóc może stosowanie na szeroką skalę profesjonalnych narzędzi informatycznych. A z tym niestety w polskim biznesie nie jest najlepiej i -  jak wynika z badań przeprowadzonych przez zespół pod kierownictwem profesora Tomasza Wielickiego z California State University - świadomość polskich przedsiębiorców na temat korzyści wynikających z wykorzystania narzędzi informatycznych jest drastycznie niższa niż w dużych korporacjach, a także znacznie niższa niż wśród zachodnich i amerykańskich przedsiębiorców. Efektem takiego podejścia może być biznesowe wykluczenie cyfrowe, które obecnie grozi Polsce, a które może stać się wąskim gardłem rozwoju gospodarczego.

Wykluczyć wykluczenie

Duże firmy i korporacje mają wdrożonych wiele nowoczesnych, zintegrowanych systemów teleinformatycznych. Zarządzanie w dużych korporacjach wspierane jest zaawansowanymi systemami informatycznymi, a pracownicy wiedzą, jak z tych systemów korzystać i  jak je obsługiwać. Niestety przedsiębiorcy z sektora małych i średnich firm w niewielkim stopniu wspierają zarządzanie systemami informatycznymi. Oznacza to, że w przedsiębiorstwach tych tkwią ogromne pokłady niewykorzystanej produktywności, która może być uwolniona poprzez eliminację biznesowego wykluczenia cyfrowego.

      Do niedawna przyjmowało się, że barierą ograniczającą wdrażanie informatyki do zarządzania małymi i średnimi przedsiębiorstwami były koszty. Rzeczywiście profesjonalne rozwiązania (sprzęt, licencje, wdrożenie, utrzymanie) były zbyt drogie w stosunku do budżetów firm. Dzisiaj -  w związku z tym, że pojawiła się technologia umożliwiająca dostarczanie funkcjonalności profesjonalnego oprogramowania przez Internet, w formie usługi, którą opłaca się w abonamencie -  wyeliminowana została bariera kosztowa. Przedsiębiorca ponosi bowiem miesięczne, stosunkowo niskie opłaty bez inwestycji. Taka usługa nazywa się SaaS (Software as a Service; czyli oprogramowanie jako usługa), u nas coraz częściej używamy wymiennie nazwy e-usługi.

      To SZOK!

Opierając się na założeniach, że następna rewolucja wydajności pracy może wziąć się tylko i wyłącznie z masowego wykorzystania profesjonalnych narzędzi informatycznych w zarządzaniu oraz bazując na własnych wieloletnich doświadczeniach, wraz z Krzysztof Chełpińskim i Stefan Kamińskim wpadliśmy na pomysł stworzenia projektu SZOK. Realizacja pomysłu była możliwa dzięki unijnemu dofinansowaniu w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka (POIG działanie 5.2). Wniosek o dotację złożono w 2008 roku. Projekt podzielony został na 3-miesięczne fazy, w których kolejno realizowano zaplanowane zadania merytoryczne (w tym wykonanie badań ankietowych na grupie 600 przedsiębiorstw, opracowanie usługi, pilotażowe wdrożenia).

Usługa obejmuje udostępnianie optymalnych modeli działania dla czterech typów firm (produkcyjnych, usługowych, handlowych i wielofunkcyjnych). Modele te zawierają: strukturę organizacyjną, definicje procesów, standardy dokumentów. Są one zapisane w otwartym standardzie i już dziś udostępnione są w wybranej dla celów projektu elastycznej aplikacji umożliwiającej zarządzanie obiegiem informacji i gromadzenie wiedzy w firmie. Aplikacja dostępna jest przez Internet w modelu SaaS, czyli nie wymaga inwestycji w infrastrukturę, zakup oprogramowania, długotrwałego wdrożenie i późniejsze utrzymanie. Można z niej korzystać płacąc miesięczny abonament tak, jak np. za telewizję kablową lub podłączenie do Internetu.

W projekcie uwzględniono również moduły szkoleniowe e-learningowe w zakresie korzystania z usługi, ukierunkowane na podniesienie wiedzy wśród przedsiębiorców sektora  MSP o dostępnych obecnie metodach efektywnego zarządzania firmą. Usługa dostarcza wiedzę z zakresu zarządzania firmą oraz wzorce do wykorzystania. Rozwiązanie jest skalowalne i rośnie razem z firmą. Jest dostarczana z chmury, a więc umożliwia bezinwestycyjne wejście, bez konieczności ponoszenia nakładów na budowę infrastruktury, zakup oprogramowania i późniejsze utrzymanie systemu. Zapewnia profesjonalne bezpieczeństwo danych firmy takie, którego przeważnie mała firma nie jest w stanie sama sobie zapewnić. Implementacja jest krótka i łatwa, a koszty miesięczne znikome.

Do tej pory system został przetestowany przez cztery firmy -  obecnie podpisywane są kolejne umowy na regularne świadczenie usług. Start usługi zaplanowano na 1 lutego 2011 roku.

Autorka: Prezes Zarządu

Stowarzyszenia Praktyków Zarządzania Wiedzą,

Przewodnicząca Rady Nadzorczej MIS S.A.

A w praktyce przedsiębiorca z 20-letnim doświadczeniem w sektorze

małych przedsiębiorstw